Ter uma ferramenta de e-mail organizada e bem gerenciada é uma excelente forma de otimizarmos o nosso tempo e executar melhor todas as tarefas, incluindo as que administramos por mensagens.

Mas como fazer quando temos um negócio e uma vida pessoal intensa e nosso correio eletrônico parece cheio, desorganizado ou podemos arrumar melhor?

Vamos falar de 6 dicas para melhor gerenciar seu e-mail.

1 – Cadastre os remetentes relevantes!

Pode parecer óbvio, mas boa parte dos contatos novos que fazemos muitas vezes só são cadastrados quando recebemos o primeiro e-mail deles. Resultado: aquele contato importante cai na caixa de Spam por alguma definição do servidor de e-mail.

Para evitar isso, cadastre ele assim que receber um cartão de visita ou após uma conversa. Desta forma você não só evita a perda momentânea de uma mensagem dele – que pode atrapalhar um negócio – como recebe a mensagem com a identificação clara, facilitando a visualização.

2 – Organize suas mensagens em pastas!

Muitos assuntos se desenvolvem em várias mensagens e administrar as recebidas e enviadas, em pastas separadas, é bem complexo. Qual a solução? Crie pastas por assunto e marque ou mova (a ação vai depender do provedor de e-mail usado) as mensagens para ela.

Fica muito simples olhar os e-mails na pasta, isoladas das demais e atualizar-se sobre um assunto. Só cuidado ao querer deletar uma mensagem na pasta: ela sumirá também da pasta original.

Uma dica que sempre uso: crie pastas e subpastas, por exemplo, Fornecedores e A ou B etc. E numere as pastas conforme a importância. Assim o provedor organizará de forma que você tenha as mais importantes no começo. Você pode renumerar quando quiser, sem perda das informações que estão nelas.

3 – Favorite suas pastas!

Este é uma opção no Hotmail que é muito útil para o acesso rápido aos assuntos mais frequentes. Você pode favoritar a pasta e assim ela se destacará no alto das pastas do seu provedor – as originais e as que você criou.

É uma forma de acessar rapidamente e ganhar tempo, afinal com a solução de pastas que falamos no item anterior, com certeza você usará bastante – e uma bastante atual pode ficar perdida no meio das outras. Favoritar resolve o problema.

4 – Transforme suas mensagens em conversas!

Este é um recurso incrível e que ajuda bastante no dia a dia. O Gmail já tem isso como padrão e o Hotmail permite configurar: você pode visualizar as diversas mensagens recebidas e enviadas na Caixa de Entrada em formato de conversa.

Desta forma, você pode abrir a conversa e terá todo o histórico de e-mails. Fica mais fácil rever o andamento do assunto. E se você mover a conversa para uma pasta pessoal, o formato de conversa sem mantém.

5 – Dedique um tempo do dia para analisar a caixa de Spam!

É sempre recomendado avaliar as mensagens da caixa de Spam diariamente, para ver se alguma mensagem de um contato novo possa ter sido classificada desta forma pelo provedor – que tem suas regras de identificação de spam e a mensagem pode ter se enquadrado nelas.

Você pode ter e-mails importantes marcados como spam e perder oportunidades de negócios. Outro ponto importante é ver as mensagens de spam que surgem na caixa de Entrada. Você pode sinalizar e elas não surgirão mais.

6 – Aquelas muitas assinaturas de e-mails…

Lembra daquele blog de moda interessante ou aquele site com conteúdo para o seu negócio que você assinou o recebimento de e-mails? E agora enviam mensagens todos os dias, às vezes mais de uma, lotando sua Entrada de mensagens que nunca vai ler e que poluem no meio dos e-mails importantes não é mesmo?

Você pode ir em uma delas e procurar o link de descadastramento de e-mails e ser direcionado ao site onde você pode confirmar. Se a mensagem não tiver o link, a solução é mais radical: bloqueie o remetente!

Dentre os provedores de e-mail, o Hotmail é uma opção simples e intuitiva para deixar sua correspondência eletrônica organizada.